Wo ist das Problem?

Bewerberdaten als personenbezogene Daten gehören spätestens ab Ende Mai diesen Jahres in ein System mit definierten Prozessen und Vorgabe eines Löschtermins. Aus unserer Erfahrung der letzten Monate haben jedoch bisher nur wenige Unternehmen die Wege dieser Daten „im Griff“. Excel-Dateien, in denen die Daten gespeichert werden, Bewerber-E-Mails, deren Weiterleitung nicht transparent nachvollziehbar ist, von Hand einzutragende Löschtermine in weiteren Excel-Dateien – das scheint die Realität in deutschen Klein- und Mittelstandsunternehmen zu sein. Warum also nicht jetzt die Chance ergreifen, eine Cloud-basierte Software zu mieten, in denen genau diese Problemthemen automatisiert sind? Sicher, die Auswahl und Einführung neuer Werkzeuge benötigt immer einen Mehraufwand, dessen Mehrwert nicht ganz kurzfristig zu erkennen ist. Mittelfristig schafft eine gute Software-Lösung Personalverantwortlichen aber Freiraum um ebenfalls ganz wichtige Themen anzugehen: Employer Branding, Mitarbeiterbindung, Personalentwicklung.

Welche Entscheidung ist zu treffen?

Eine erste Entscheidung ist bereits ganz zu Beginn zu treffen: Benötigen wir eine reine Recruiting-Software, die beim Bewerbermanagement unterstützt oder gehen wir den kompletten Schritt in Richtung digitale Personalakte? Letzeres ist eine feine Sache, denn:

Welche Vorteile bringt die digitale Personalakte?

• Alle Personaldaten sind geschützt an einem Ort und bringen beispielsweise folgende Erleichterungen mit sich:
• Mitarbeiter schicken ihren Krankenschein elektronisch, tragen Abwesenheiten selbständig ein und haben von überall Zugriff auf das System
• Teamleiter bekommen die Abwesenheiten ihres Teams auf einen Blick angezeigt
• Aufgaben innerhalb des Onboarding-Prozesses sind klar definiert, werden entsprechend des Bearbeitungsfortschritts angezeigt und sind einfach nur noch abzuarbeiten
• Zeugniserstellung ist nicht länger lästig: automatisiert kann es innerhalb weniger Arbeitsschritte erstellt und ausgeworfen werden, das gleiche gilt für Arbeitsverträge und sonstige Dokumente
• Sonderthemen bei Lohn- und Gehalt bzw. Abwesenheiten (beispielsweise Beschäftigungsverbot, Mutterschutz, Elternzeit) können abgebildet und bei der Berechnung mühelos beachtet werden

Diese und viele andere Vorteile bringt so eine Software im Bereich der digitalen Personalakte mit sich, vorausgesetzt man trifft die Entscheidung für das passende Produkt und lässt sich in der Implementierungsphase von einem Dienstleister bei der erfolgreichen Umsetzung unterstützen.

Was ist die Quintessenz?

Im Zuge der DSGVO ist es auch an der Zeit, an die Zukunftsfähigkeit unserer Unternehmen zu denken und Personalarbeit ins rechte Licht zu rücken und sie damit auf allen Ebenen zu unterstützen. Dazu gehören Werkzeuge, die die Tätigkeiten effizient, sicher und datenschutzkonform werden lassen.